ProfisNet

W tym dziale możecie Państwo przeczytać o przepisach obowiązujących w zakresie urządzeń fiskalnych. Staramy się zamieszczać tu informacje przydatne dla podatników, którzy mają lub w najbliższej przyszłości będą mieli obowiązek stosowania urządzeń fiskalnych. Zamieszczona w treści nazwa kasa fiskalna dotyczy również drukarki fiskalnej i odwrotnie.

1. Kto musi mieć kasę fiskalną?

Od 1 maja 2011 r. wiele grup podatników, którzy dotychczas byli zwolnieni z posiadania kasy fiskalnej, będzie miało obowiązek jej zakupu i stosowania. Dziennik Ustaw Nr 138 z dnia 30 lipca 2010 poz. 930. Dotyczy to osób, które w 2010 r. sprzedały towary czy usługi wartości powyżej 40.000,- zł (przy rozpoczynaniu działalności 20 tys. zł). Wszyscy, którzy prowadzą sprzedaż dla ludności i mają odpowiednio wysokie obroty (niezależnie od tego czy są płatnikami VAT) mają obowiązek posiadania kasy fiskalnej. Wyjątek stanowią te grupy zawodowe, które Minister Finansów zwolnił z tego obowiązku. Każdego roku zmniejsza liczbę grup zawodowych uprawnionych do korzystania z tego zwolnienia. Niektóre grupy zawodowe od wielu już lat mają obowiązek rejestrować swoje obroty za pomocą kas fiskalnych, np.: właściciele sklepów, fryzjerzy, kosmetyczki, taksówkarze i in. 

Najnowsze jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. 

2. Jakie warunki muszę spełnić, jeśli chcę skorzystać z odpisu 90% wartości netto kasy?

Aby móc skorzystać z odpisu 90% ( jednak nie więcej niż 700 zł.) należy: 

• być właścicielem kasy ( nie skorzysta z ulgi podatnik nabywający kasę w drodze leasingu, dzierżawy, użyczenia lub odkupienia od firmy nie upoważnionej do sprzedaży kas ), 
• posiadać dowód zapłaty całej należności, 
• posiadać kasę z homologacją Ministerstwa Finansów ważną w momencie zakupu kas, 
• przed rozpoczęciem ewidencjonowania złożyć oświadczenie o ilości i miejscach instalacji kas, 
• w ciągu 7 dni od ufiskalnienia powiadomić U.S. o fiskalizacji kasy, 
• użytkować kasę zgodnie z przepisami. Odliczenia można dokonać tylko od kas kupowanych po raz pierwszy i to tylko ilości zgłoszonej przed fiskalizacją pierwszej z nich. 

3. W jakich przypadkach mam obowiązek zwrócić odpis 90% wartości netto urządzenia fiskalnego ?

Obowiązek zwrotu odpisu powstaje, jeżeli : 

• podatnik zaprzestaje użytkowania kasy w okresie do 3 lat (bez względu na przyczyny), 
• podatnik nie dokona w terminie obowiązkowego przeglądu technicznego kasy. 

4. Co jaki okres czasu należy dokonać obowiązkowego przeglądu okresowego ?

Zgodnie z Rozporządzeniem MF z 28.11.2008, okresowego przeglądu technicznego kas dokonuje się nie rzadziej, niż co 24 miesiące. Rozporządzenie jednakże nie wyklucza również możliwości wykonywania przeglądów co 12 lub 6 miesięcy.

 5. Czy prowadząc sprzedaż sezonową, gdzie sprzedaż trwa tylko 3 miesiące tracę odpis 90% wartości netto ?

Nie. Prowadzenie sprzedaży sezonowej i korzystanie z kasy przez okres trzech miesięcy nie obliguje do zwrotu 90% odpisu. Należy natomiast dokonywać obowiązkowego przeglądu okresowego, mimo iż korzysta się z kasy przez okres trzech miesięcy.

6. Jak długo można pracować na danej kasie licząc od dnia zakupu i fiskalizacji ? 

Każde urządzenie fiskalne posiada wbudowaną pamięć fiskalną przewidzianą mniej więcej na 1830 raportów dobowych. Zakładając, iż raporty dobowe będą wykonywane codziennie żywotność kasy szacuje się wówczas na około 5 lat. 

7. Czy muszę umieścić nadany przez U.S. numer ewidencyjny na kasie fiskalnej ?

Tak. Musi być on umieszczony w widocznym miejscu np. trwałym pisakiem. 

8. Czy po zapełnieniu pamięci fiskalnej muszę zakupić nowe urządzenie czy mogę nadal pracować na dotychczasowym urządzeniu ?

Po zapełnieniu pamięci fiskalnej można zakupić nowe urządzenie bądź wymienić pamięć fiskalną w dotychczasowym urządzeniu i nadal pracować (bez względu na to, kiedy dokonano zakupu kasy). 

9. Jeżeli zmieniam formę prawną spółki (a co za tym idzie NIP), czy mogę nadal pracować na dotychczasowym urządzeniu po wymianie modułu fiskalnego ?

To zależy czy posiada się urządzenie z nową, czy starą homologacją. Urządzenie zakupione przed 1.07.2001 to urządzenia ze starą homologacją i w tym przypadku nie można wymienić modułu fiskalnego i nadal pracować na tej samej kasie. Należy zakupić nowe urządzenie. Natomiast, gdy urządzenie zakupiono po 1.07.2001, czyli z nową homologacją, to można wymienić moduł fiskalny i ponownie wprowadzić tą kasę bądź też zakupić nowe urządzenie. 

10. Czy posiadanie kasy rezerwowej jest obowiązkiem ?

O zakupie kasy rezerwowej podatnik decyduje sam, ale należy pamiętać, że w przypadku awarii kasy i braku kasy rezerwowej nie można prowadzić sprzedaży towarów. Czas naprawy kasy głównej może nawet w skrajnym przypadku wynieść 14 dni. Zamknięcie punktu sprzedaży na taki okres czasu to straty, które niejednokrotnie przewyższają koszt zakupu kasy rezerwowej.

11. Mam trzy kasy w sklepie, korzystam z dwóch. Czy mogę zamienić jedną kasę na rezerwową ?

Można zamienić kasę dotychczas użytkowaną na kasę rezerwową. Należy pisemnie zawiadomić o tym odpowiedni U.S

12. Zgubiłem / skradziono mi książkę serwisową. Co mam w tej sytuacji zrobić ?

Jeżeli utracono (zagubienie, kradzież) książkę serwisową kasy, należy niezwłocznie powiadomić o tym fakcie Urząd Skarbowy, a następnie (z kopią powiadomienia) zwrócić się do serwisu o wydanie duplikatu. 

13. Czego dotyczy kontrola urządzeń fiskalnych przez U.S ?

Kontrola urządzeń fiskalnych przez urzędnika U.S polega na sprawdzeniu: 

• wpisu obowiązkowego przeglądu okresowego,
• stanu technicznego kasy,
• całości plomb,
• prawidłowości obsługi klienta ( wydawanie paragonów, reklamacje, zwroty), 
• dobowego raportu fiskalnego,
• zaprogramowania kasy ( nagłówek, nazwa towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów), 
• numeru: fabrycznego, unikatowego, unikatowego ewidencyjnego (po nadaniu nr ewidencyjnego przez U.S należy zapisać go trwale na kasie w widocznym miejscu),
• książki serwisowej (musi być zawsze przy kasie). 

14. Odzyskałem skradzioną mi kasę fiskalną. Czy mogę na niej w dalszym ciągu pracować ? 

Jeżeli odzyskano utraconą kasę (np. po kradzieży), przed ponownym zastosowaniem należy poddać ją obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy serwis. Fakt zarówno kradzieży, jak i odzyskania urządzenia fiskalnego należy zgłosić do właściwego U.S.

15. Chcę zawiesić działalność gospodarczą, czy muszę robić odczyt z pamięci fiskalnej ? 

To zależy tylko i wyłącznie od właściwego US. Jeżeli urzędnik z właściwego US zażyczy sobie na te okoliczność dokonania odczytu to należy to zrobić. Niektóre urzędy wymagają tylko pisemnego zawiadomienia o zawieszeniu działalności.

16. Likwiduje działalność gospodarczą. Jakie mam podjąć kroki odnośnie posiadanego urządzenia fiskalnego ?

W przypadku likwidacji urządzenia fiskalnego należy:

• umówić się z U.S. na odczyt z pamięci fiskalnej na określoną godzinę, czas i miejsce,
• poinformować właściwy serwis o terminie i miejscu odczytu pamięci fiskalnej,
• dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej (urzędmnik U.S. spisuje tzw. Protokół, który jest ostatecznym dowodem likwidacji urządzenia fiskalnego). 

Przy odczycie powinny uczestniczyć trzy strony: użytkownik, serwisant, urzędnik U.S.

17. Zakupiłem kasę w firmie oferującej niższe ceny kas i serwisu, ale firma ta zbankrutowała. Kto będzie serwisował moją kasę ?

Jeżeli firma serwisująca urządzenia już nie istnieje należy przekazać serwis innej firmie posiadającej uprawnienia do serwisowania danych kas. W tym celu najlepiej jest skontaktować się z producentem bądź importerem posiadanego urządzenia. On wskaże właściwą firmę.

18. Kto wymienia moduł fiskalny ( np. w przypadku uszkodzenia ) ?

Moduł fiskalny może wymienić tylko i wyłącznie producent bądź importer urządzeń fiskalnych poprzez właściwy serwis po dołączeniu protokołu z odczytu zawartości pamięci fiskalnej.

19. Mam możliwość odkupienia używanego urządzenia fiskalnego. Czy mogę na takim urządzeniu prowadzić sprzedaż?

Jest to możliwe, ale tylko wtedy, gdy kasę odkupuje się od autoryzowanego serwisu i posiada homologacje 2001. Należy jednak w takim urządzeniu wymienić moduł fiskalny i dokonać całej procedury związanej z fiskalizacją.

20. Zmieniam adres siedziby firmy. 

Jakie muszę dokonać zmiany w urzędzeniu fiskalnym ? W przypadku zmiany adresu, formy prawnej itd. należy dokonać zmian w nagłówku kasy przez właściwy serwis.  

21. Mam kilka punktów sprzedaży. Czy nagłówek może być jednakowy dla każdej z nich ?

Nie. Nagłówek każdego urządzenia powinien zawierać imię i nazwisko właściciela w przypadku firmy jednoosobowej lub nazwę firmy, adres siedziby oraz miejsca zainstalowania kasy (punktu sprzedaży) lub tylko adres siedziby w przypadku niestałego miejsca sprzedaży (np. handel obwoźny).

22. Co należy zrobić w przypadku, gdy chce przenieść urządzenie przypisane do jednego punktu w inny punkt sprzedaży ?

Decyzja w tym przypadku należy do właściwego US. Faktem bezspornym jest fakt, iż należy o tym powiadomić US. Niektóre urzędy żądają jednak dodatkowego odczytu z pamięci fiskalnej.

23. Zapomniałem na koniec dnia wykonać raport dobowy. Co należy w tej sytuacji zrobić ? 

Raport dobowy powinien być wykonany po zakończeniu sprzedaży danego dnia. W skrajnych przypadkach można wykonać raport dobowy dnia kolejnego, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży.

24. Czy istnieje obowiązek wykonywania raportu rocznego?

Nie, nie ma takiego obowiązku. Wystarczy wykonywanie raportów miesięcznych.

25. Co mam zrobić z urządzeniem fiskalnym po odczycie pamięci fiskalnej w przypadku, gdy dalej nie wykorzystuje tego urządzenia ?

Urządzenie fiskalne w tym przypadku powinno być wysłane do producenta bądź importera w celu demontażu modułu fiskalnego. Producent/importer powinien taki moduł przechować przez okres 3 miesięcy, po czym komisyjnie zniszczyć.

26. W jakich warunkach należy przechowywać kopie paragonów?

Kopie paragonów powinny być przechowywane w suchym, zaciemnionym miejscu, w temperaturze pokojowej. 

27. Przez jaki okres czasu należy przechowywać kopie paragonów oraz książki serwisowe kas zlikwidowanych?

Zgodnie z obecnymi przepisami rolki kasowe z paragonami należy przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż, a raporty fiskalne i miesięczne oraz książki serwisowe, przez okres 5 lat podatkowych.

28. Do kogo należy obowiązek pamiętania o przeglądach okresowych i czy za brak ich wykonywania grozi jakaś kara?

Najnowsze rozporządzenie MF z dnia 28 listopada 2008 r. określa nowe terminy dokonywania obowiązkowych, okresowych przeglądów urządzeń fiskalnych - obecnie muszą być one wykonywane przez właściwy serwis co najmniej co 24 miesięce (wcześniej co 12 miesięcy). Za dotrzymanie terminu przeglądu odpowiada podatnik - właściciel urządzenia (zgodnie z rozporządzeniem MF z 20.12.2001 jeśli podatnik nie dokona w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis może zostać zobowiązany do zwrotu ulgi udzielonej z tytułu zakupu kasy rejestrującej lub nałożona na niego zostanie kara finansowa wg uznania przez urzędnika skarbowego). Przepis w sposób jednoznaczny definiuje odpowiedzialność podatnika za zlecanie i pilnowanie terminowości wykonywania przeglądów serwisowych.

Powyższe informacje zostały przygotowane na podstawie: 

• Rozporządzenie Ministra Finansów dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania tych kas przez podatników, 
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników.